E-maily, které host apartmánu potřebuje, spadají do tří okamžiků: když rezervuje, krátce před příjezdem a po odjezdu. Znění nastavíte jednou, zapnete ty, které jsou ve výchozím stavu vypnuté, a každý host dostane stejné srozumitelné zprávy, aniž byste je psali. Cokoli navíc napíšete dál sami.
Projdeme e-maily, které huttoro hostům posílá samo, co patří do e-mailu před příjezdem, jak funguje poděkování po pobytu a jak jednou nastavit znění, jazyk a vzhled.
Které e-maily hostům huttoro posílá za vás
Které e-maily hostům odcházejí samy
Každý z nich je šablona pro objekt a každý typ lze pro objekt vypnout. Všechny jsou zapnuté, dokud je nevypnete, kromě posledních dvou, které zůstávají vypnuté, dokud je nezapnete.
| Okamžik | Co dělá | |
|---|---|---|
| Host rezervuje na vašem webu | Přijetí rezervace | Sdělí hostovi, že rezervaci přijali, a co má zaplatit do kdy, s odkazem na jeho stránku rezervace. Uvádí, že rezervace se potvrdí po přijetí platby. |
| Přijde první platba, nebo potvrdíte sami | Potvrzení rezervace | Potvrdí pobyt. |
| Před termínem splatnosti | Upomínka platby | Žádá o splátku, která je právě splatná, ne o celý zbytek, jednou za každou splátku. |
| Po uplynutí splatnosti | Platba po splatnosti, pak oznámení o zrušení | Jednou požádá o opožděnou splátku, dokud běží odklad. Pokud zůstane nezaplacená i potom a je zapnuté automatické rušení, rezervace se zruší a host se to dozví. |
| Pár dní před příjezdem | Informace před příjezdem | Pošle praktické údaje k příjezdu. |
| Pár dní po odjezdu | Nabídka pro vracející se hosty | Poděkuje hostovi a pošle jednorázový slevový kód na příští pobyt. |
Když rezervaci zrušíte sami, host dostane e-mail o zrušení s důvodem, pokud jste nějaký zadali. E-maily o platbách podrobněji popisuje příspěvek záloha a storno podmínky pro apartmány.
Informace k příjezdu pošlete pár dní před ním
E-mail před příjezdem odchází potvrzeným hostům v nastavený počet dní před příjezdem. Výchozí jsou 3 dny a změníte je vedle přepínače. Je vypnutý, dokud na kartě Emaily u objektu nezapnete e-mail před příjezdem.
Výchozí text obsahuje čas příjezdu a odjezdu, adresu a odkaz na stránku rezervace hosta. Přepište ho tím, co host v den příjezdu potřebuje, třeba jak získat klíč nebo kód ke dveřím, aby tato otázka nepřišla zprávou večer. Šablona nemá podmínky, takže každý host objektu dostane stejný text, do kterého se doplní jeho jméno, termíny a odkazy.
Pokud je k rezervaci už zapsaný e-mail před příjezdem, například protože jste jeden poslali ručně, huttoro druhý neodešle.
Po pobytu: poděkování s kódem na návrat
Pár dní po odjezdu host dostane poděkování s jednorázovým slevovým kódem na příští pobyt. Kód vznikne pro tohoto hosta a funguje jen s jeho e-mailovou adresou. Výchozí hodnoty jsou 10 procent, 3 dny po odjezdu a platnost 12 měsíců a všechny tři změníte. Nabídka je vypnutá, dokud ji nezapnete.
E-mail odkazuje na vaši vlastní rezervační stránku, takže host, kterému se pobyt líbil, se může vrátit bez portálu. Je to stejná myšlenka jako v příspěvku přímé rezervace apartmánů.
Nabídka se neposílá, když rezervace nemá e-mailovou adresu, když už k ní nabídka odešla, když je host na vašem seznamu lidí, kteří kód nikdy nedostanou, nebo když tato adresa už od vás má platný kód. huttoro neposílá připomínku příjezdu, připomínku odjezdu ani žádost o hodnocení, takže tohle je jediný e-mail po pobytu.
Znění, jazyk a vzhled nastavte jednou
Šablona má předmět a text se zástupnými značkami pro jméno hosta, termíny, název objektu a platební údaje. V nastavení e-mailů přidáte barvu, logo, pokud ho chcete zobrazit, podpis a odkazy na sociální sítě a platí pro všechny e-maily objektu.
E-maily hostům odcházejí česky nebo anglicky. Ve výchozím stavu se host dozví zprávu v jazyce, ve kterém rezervoval, pokud jste ho povolili, a ostatní dostanou váš výchozí jazyk. Šablona, kterou upravíte, se ukládá jako jeden text, takže odejde tak, jak jste ji napsali, bez ohledu na jazyk hosta. Chcete-li oba jazyky, výchozí šablonu neupravujte.
Každou šablonu si prohlédněte a pošlete si zkušební e-mail, než se na ni spolehnete. Každý e-mail se zapisuje s příjemcem, stavem a plným textem, na stránce Emaily i na kartě Emaily u rezervace, a kterýkoli lze znovu odeslat hostovi nebo na jinou adresu. Odesláno znamená předáno poskytovateli pošty bez chyby, což není záruka, že zpráva dorazila do schránky.
Shrnutí
- E-maily hostům spadají do tří okamžiků: rezervace, před příjezdem a po pobytu.
- E-maily o rezervaci a platbách jsou ve výchozím stavu zapnuté a lze je pro každý objekt vypnout.
- E-mail před příjezdem a nabídka pro vracející se hosty jsou vypnuté, dokud je nezapnete.
- Šablony, vzhled a jazyk se nastavují jednou pro každý objekt.
- Každý e-mail se zapisuje a lze ho znovu odeslat.
Co udělat teď
- Zapněte e-mail před příjezdem u každého apartmánu a přepište jeho text praktickými údaji k příjezdu.
- Rozhodněte o nabídce pro vracející se hosty, nastavte procento a platnost a přidejte každého, kdo kód nikdy nemá dostat.
- Každou šablonu si prohlédněte, pošlete si zkušební e-mail a po první skutečné rezervaci zkontrolujte stránku Emaily.
