Správný rezervační systém pro apartmány je ten, který odpovídá tomu, jak vás hosté nacházejí a co se musí stát po jejich rezervaci. Většina hostitelů s jedním až pěti byty začíná se dvěma třemi kalendáři z portálů a tabulkou, takže skutečná otázka zní, co k tomu přidat. Pět otázek to rozhodne dřív než ceník.
Jsou to tyto: odkud hosté přicházejí, co se musí stát v den rezervace, co od vás vyžaduje zákon, kolik systém stojí za rok včetně provize portálům a co se stane s vašimi daty, když odejdete.
Jak huttoro vede kalendář, rezervace, platby a faktury z jednoho účtu
Odkud hosté přicházejí, to určuje, co potřebujete
Hosté se k vám dostanou přes portál, přes e-mail a zprávy, nebo přes váš vlastní web. Většina hostitelů využívá všechny tři cesty. Liší se tím, kdo hostovi odpovídá a kolik z každé rezervace jde někomu jinému.
| Co potřebujete | Jen portál | Tabulka a e-mail | Vlastní web se systémem |
|---|---|---|---|
| Host si může rezervovat bez čekání na vaši odpověď | ✓ | ✗ | ✓ |
| Provize portálu z každé rezervace | ✓ | ✗ | ✗ |
| Faktura a doklad o záloze se vystaví za vás | ✗ | ✗ | ✓ |
| Jeden kalendář pro více portálů, synchronizovaný za vás | ✗ | ✗ | ✓ |
Portály přivádějí hosty, které byste jinak nezískali, a není důvod se jich vzdávat. Jde o to, aby hosté, kteří vás už znají, mohli rezervovat přímo. Dobrý systém zvládne obojí: přijímá rezervace z vašeho webu a vyměňuje si kalendáře s portály, aby se jedna noc neprodala dvakrát. Jak taková výměna funguje, popisuje příspěvek synchronizace kalendáře Airbnb a Booking přes iCal.
Co se musí stát v den rezervace
Rezervace není hotová, když host vybere termín. Je hotová, když host dostane potvrzení, ví, kolik má zaplatit a kam, a vy víte, že peníze dorazily. U každého systému se ptejte, kolik z toho udělá samo.
Host by měl vidět celou cenu dřív, než odešle poptávku. Pak potřebuje číslo účtu, variabilní symbol, výši zálohy a datum splatnosti. Nezaplacená rezervace by se měla po čase uvolnit, jinak kalendář blokuje někdo, kdo si to rozmyslel.
Co od vás vyžaduje zákon, po jedné větě
Pravidla se liší podle země i města, berte to proto jako seznam otázek pro systém, ne jako právní poradu.
- Hlášení hostů: většina zemí chce, aby hostitelé evidovali, kdo u nich bydlel, a huttoro hlášení za vás neodesílá.
- Místní poplatky z pobytu: mnoho měst vybírá poplatek za noc a huttoro ho umí přidat do faktury jako samostatný řádek, podle českých pravidel.
- Faktury: zaplacený pobyt potřebuje řádný doklad a huttoro vystavuje zálohovou fakturu, doklad o záloze a konečnou fakturu podle českých pravidel DPH.
Pokud jsou vaše byty mimo Česko, ověřte si část o fakturách podle pravidel své země, než se na ni spolehnete.
Kolik to stojí za rok, včetně provize portálům
Neporovnávejte jen měsíční poplatek. Sečtěte, co za rok odejde: poplatek za systém, provizi portálům a poplatky za platby. Provize roste s vaším obratem, takže čím lepší rok, tím víc jí odevzdáte.
Spočítejte to z vlastních čísel: vezměte výpisy z portálů za posledních dvanáct měsíců a sečtěte řádky s provizí. Tohle číslo je to, co si portály za ty pobyty účtovaly.
huttoro má pevnou měsíční cenu za objekt, která se řídí počtem jednotek: jedna jednotka, dvě až pět, šest až deset a jedenáct a více po dohodě e-mailem. Platit začnete, jakmile se potvrdí první rezervace nebo se zveřejní váš web, podle toho, co nastane dřív. Částky zatím nejsou konečné a jediný pevný slib je, že kdo začne teď, zůstane na ceně, se kterou začal.
Platby kartou jdou na váš vlastní účet Stripe a poplatek Stripe řešíte mezi sebou a Stripem. Jak přimět víc hostů, aby rezervovali přímo, je téma příspěvku přímé rezervace pro vaše apartmány.
Co se stane s vašimi daty, když odejdete
Na odchod se ptejte dřív, než systém koupíte. Vaše faktury, kalendář a evidence hostů patří vám a měli byste je umět dostat ven v čitelné podobě.
V huttoru si můžete stáhnout všechny vystavené faktury za období jako jeden ZIP, uvnitř jsou PDF a přehled ve formátu CSV. Váš kalendář je také zveřejněný jako odkaz iCal, takže ho může převzít jakýkoli jiný systém, který iCal čte. Každému systému, který zvažujete, položte stejné dvě otázky: co si mohu stáhnout a v jakém formátu.
Shrnutí
- Portály přivádějí hosty, vlastní web šetří provizi portálům, tabulka nestojí nic, ale veškerá práce zůstává na vás.
- V den rezervace by systém měl ukázat cenu, poslat platební údaje a přiřadit platbu.
- Hlášení hostů, místní poplatky z pobytu a faktury porovnejte s pravidly tam, kde jsou vaše byty.
- Srovnávejte náklady za rok, včetně provize portálům.
- Zeptejte se, co si můžete odnést, dřív než začnete.
Co udělat teď
- Sečtěte provizi, kterou jste za posledních dvanáct měsíců zaplatili portálům.
- Zapište si pět otázek z tohoto příspěvku a položte je každému systému, který zvažujete.
- Než formulář nabídnete skutečným hostům, udělejte zkušební rezervaci jako host.
